La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit les engagements pris par Smoosys afin de veiller au respect de vos données personnelles. A travers cette Politique, Smoosys souhaite également vous informer de la manière dont vos données personnelles sont collectées et traitées.

Le respect de votre vie privée ainsi que de vos libertés et droits fondamentaux est primordial pour Smoosys. Nous nous engageons à ne pas céder vos données personnelles à des sociétés tierces à des fins commerciales.

Les « données à caractère personnel » ou « données personnelles » sont définies à l’article 4 du Règlement Général sur la Protection des Données comme toute information susceptible de permettre l’identification d’une personne physique de manière directe ou indirecte.

Smoosys affirme son attachement au respect des lois et règlements applicables en matière de protection des données personnelles et s’engage à préserver leur sécurité, leur confidentialité et leur intégrité.

I. Champ d’application

La présente Politique s’applique aux sites web édités par Smoosys ainsi qu’aux services développés et commercialisés par Smoosys.

L’utilisation d’un site web édité par Smoosys, la souscription ou l’utilisation de services développés et commercialisés par Smoosys suppose votre acceptation des termes de la présente Politique de confidentialité.

II. Traitements mis en œuvre par Smoosys en qualité de responsable de traitement

A. La gestion et le suivi de la relation clients, prospects et fournisseurs

Les réponses aux formulaires présents sur le site web édité par Smoosys font l’objet de traitements automatisés de données par Smoosys dans le but de gérer votre demande de contact et pour réaliser le suivi de la relation avec les clients, prospects et fournisseurs.

Objet des traitements de données

Finalités

Les traitements ont pour objet, la gestion et le suivi de la relation clients, prospects et fournisseurs.

Ils permettent à Smoosys :

• de gérer les demandes de ses prospects, clients et fournisseurs ;

• de réaliser des actions de prospection commerciale ;

• d’organiser des évènements (conférences…) ;

• de répondre aux demandes d’information, de conseil ou d’intervention ;

• de piloter ses activités (facturation, production de statistiques de vente…) ;

• de gérer les impayés et le contentieux ;

• de réaliser des statistiques

Base légale

Les traitements ont pour base légale :

• L’exécution d’un contrat ou l’exécution de mesures précontractuelles pour la finalité de gestion et suivi de la relation clients, prospects et fournisseurs ;

• L’intérêt légitime pour les finalités de réalisation de statistiques, gestion des impayés et du contentieux.

Données traitées

Les catégories de données traitées sont :

• Les données d’identification

• Les données relatives aux moyens de paiement

• Les données relatives à la transaction

• Les données relatives au suivi de la relation commerciale

• Les données relatives aux règlements des factures

Source des données

Les informations sont recueillies auprès du client, du prospect ou du fournisseur et via les formulaires de demande de contact et de demande d’informations.

Caractère obligatoire du recueil des données

Le formulaire de saisie prévoit, sauf mention contraire, le recueil obligatoire des données qui sont nécessaires au traitement de la demande de contact.

Prise de décision automatisée

Les traitements ne prévoient pas de prise de décision automatisée.

Personnes concernées

Les traitements de données concernent :

• les personnes morales clients, prospects ou fournisseurs de Smoosys ;

• les personnes physiques désignées comme contacts ou représentants des clients,

  prospects ou fournisseurs de Smoosys ;

• le personnel autorisé de Smoosys en charge de la mise en œuvre du traitement.

Destinataires des données

Catégories de destinataires

En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :

• le personnel autorisé de Smoosys ;

• les sous-traitants de Smoosys pour la maintenance informatique et la fourniture de prestations spécifiques ou l’organisation d’actions au bénéfice des clients, prospects et fournisseurs.

Transferts de données hors UE

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé dans le cadre des traitements.

Durée de conservation des données

Les données seront conservées en base active pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires pour un client ou un fournisseur puis 5 ans en archivage intermédiaire.

Les données seront conservées en base active pendant 3 ans à compter du dernier contact pour un prospect.

III. Les engagements de Smoosys en qualité de responsable de traitement

IV. Sécurité des données

Notre préoccupation est de préserver la qualité et l’intégrité de vos données à caractère personnel. Les technologies et les politiques de sécurité appliquées par Smoosys permettent de protéger vos données à caractère personnel contre tout accès non autorisé ou toute utilisation impropre.

Smoosys a pris des mesures de protection physiques, logiques et organisationnelles adaptées pour prévenir toute perte, mauvaise utilisation, accès ou diffusion non autorisé, altération ou destruction éventuelle de ces données personnelles. Toutefois, malgré nos efforts pour protéger vos données personnelles, Smoosys ne peut pas garantir l’infaillibilité de cette protection en raison de risques inévitables pouvant survenir lors de la transmission de données personnelles.

Toutes les données personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux collaborateurs et prestataires de services de Smoosys qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leurs missions. Toutes les personnes qui ont accès aux données personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

V. Cookies

Qu’est-ce qu’un « cookie » ?

Un « cookie » est une suite d’informations, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être transmis à votre navigateur par un site web sur lequel vous vous connectez. Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y reconnecterez. C’est très utile pour, entre autres, gérer des sessions, authentifier un utilisateur, conserver ses préférences, diffuser des publicités personnalisées ou mesurer l’audience d’un site.

Vous avez le droit de demander l’accès aux données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement de vos données, du droit à la portabilité de vos données recueillies avec votre accord ou dans le cadre d’un contrat ; ainsi que du droit de formuler des directives spécifiques et générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données après votre décès.

Nous vous répondrons dans un délai maximum d’un (1) mois suivant la date de réception de votre demande.

Exercer ses droits

Pour toute demande d’exercice de vos droits sur les traitements mis en œuvre par Smoosys en qualité de responsable de traitement, nous vous invitons à nous écrire :

• par voie électronique à donneesperso[chez]reversys.fr * *(remplacer [chez] par @ lors de l’envoi)

• par courrier postal

Smoosys SAS
4 résidence Notre Dame du Fief 59270 BAILLEUL

Réclamation

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07.

VII. Révision et actualisation de la Politique

La présente Politique sera actualisée autant que de besoin afin de répondre aux exigences de la réglementation applicable à la protection des données ou en fonction des besoins de Smoosys.

Date de la dernière mise à jour : le 24/11/2021